Die Digitalisierung der Buchhaltung wird für Steuerberater und ihre Mandanten immer mehr zum Alltag. Steuerberater stehen im Kontext des digitalen Rechnungswesens dabei jedoch oft vor komplexen Problemen: Medienbrüche, manuelle Datenübermittlungen und Compliance-Risiken kosten wertvolle Zeit und gefährden die GoBD-Konformität.
Hier kommt Odoo als ERP-System v.a. für Mandanten ins Spiel. Odoo bietet ein flexibles ERP-System, welches inzwischen von mehr als 13 Millionen Nutzern weltweit betrieben wird und immer häufiger auch in Deutschland eingesetzt wird. Damit Odoo in Deutschland effizient in der steuerlichen Mandantenbetreuung genutzt werden kann, ist eine leistungsfähige DATEV-Schnittstelle unverzichtbar.
Als Pionier für Odoo-Lösungen in Deutschland bietet ecoservice seit 2009 Odoo-Beratung und adressiert die bestehenden angesprochenen Herausforderungen mit spezialisierten und selbst entwickelten DATEV-Modulen.
Hier in unserem Blogbeitrag zeigen wir, welche Anforderungen eine professionelle Schnittstelle erfüllen muss – und wie Sie damit 70% manuellen Aufwand einsparen.
Die wichtigsten Anforderungen und Funktionen im Überblick
1. Vollständiger und korrekter Export aller Buchungsdaten
Eine DATEV-Schnittstelle für Odoo muss sämtliche buchungsrelevanten Daten exportieren können – nicht nur Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern auch alle weiteren Buchungen, wie z.B. Bankbewegungen, Skontobuchungen und interne Umbuchungen. Nur so ist die Buchhaltung vollständig und GoBD-konform.
2. Unterstützung der offiziellen DATEV-Formate
Die Schnittstelle sollte den Export im offiziellen DATEV-Format (CSV oder XML) ermöglichen, damit die Daten ohne Nachbearbeitung direkt in DATEV importiert werden können. Dies umfasst auch die Übertragung von Belegdaten und Dokumenten, etwa für den DATEV Belegimport.
Besonders wichtig ist die Nutzung kompatibler Schnittstellen-Typen. Unterschiedliche DATEV-Formate (Classic vs. Connect Online) können individuelle Anpassungen erzwingen. Unsere Lösung von ecoservice ist ein Multi-Schnittstellen-Modul, welches alle DATEV-Formate unterstützt. Eine flexible Feldzuordnung führt zu einer anpassbaren Mapping-Logik für Kontenrahmen (SKR03/SKR04) und Steuerschlüssel.
3. Import von Buchungsdaten und Stammdaten aus DATEV
Nicht nur der Export, sondern auch der Import ist wichtig: Buchungssätze, Stammdaten und Bankbuchungen aus DATEV müssen in Odoo übernommen werden können, um eine durchgängige Datenhaltung und Abstimmung zu gewährleisten.
4. Validierung und Plausibilitätsprüfung der Buchungen
Eine gute Schnittstelle prüft bereits beim Export, ob alle Buchungssätze den DATEV-Vorgaben entsprechen (z.B. korrekte Umsatzsteuerschlüssel, Pflichtfelder wie das Festschreibungskennzeichen). Fehlerhafte Buchungen werden so frühzeitig erkannt und können vor dem Export korrigiert werden.
5. Ausschluss von Medienbrüchen bei der Datenübertragung
Manueller CSV-Export, fehlende Belegbild-Integration und inkonsistente Formate führen oft zu Übertragungsfehlern und somit zu schwerwiegenden Problemen und Mehrarbeit. Unsere Datevschnittstelle von ecoservice bietet
- Automatisierte Exporte per Knopfdruck für Journale, Stammdaten und Buchungen im DATEV-kompatiblen Format (CSV/XML).
- Belegbild-Integration: Direkte Übertragung von Rechnungen an DATEV Unternehmen Online – ohne manuelles Nachreichen.
- Datenkonsistenz: Automatische Prüfung auf Duplikate und fehlende Kontenzuordnungen.
6. Flexible Konfiguration und Zuordnung
Da jedes Unternehmen individuelle Anforderungen hat, sollte die Schnittstelle eine freie Zuordnung von Feldern (z.B. Kostenstellen, Buchungsschlüssel) erlauben und verschiedene Exportmethoden (Brutto-/Nettomethode) unterstützen.
7. Automatisierte Prozesse und Benutzerrechte
Automatisierte Datenimporte und -exporte sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen. Ein manuelles Übertragen von Lohnabrechnungen (LODAS) oder monatlicher USt-Voranmeldungen ist nicht mehr zeitgemäß. Allerdings muss die Schnittstelle über ein durchdachtes Rechtemanagement verfügen, damit nur autorisierte Nutzer auf die sensiblen Finanzdaten zugreifen können.
Unsere Lösung von ecoservice bietet auch Ihnen durchdachte und sichere Exporte. Darüber hinaus bietet unser Modul-Bundle Speziallösungen für:
- DATEV LODAS-Export (Gehaltsdaten)
- Stammdaten-Export
- Belegtransfer für gruppierte Belegpakete
8. Revisionssicherheit, sowie Nachvollziehbarkeit und GoBD-Compliance
Die Schnittstelle muss gewährleisten, dass exportierte Daten revisionssicher abgelegt und nachträgliche Änderungen an bereits exportierten Buchungen verhindert werden.
Lücken in der Protokollierung von Buchungsänderungen oder fehlende Nachvollziehbarkeit dürfen nicht auftreten, da solches gegen GoBD-Richtlinien verstoßen würde. Odoo löst mit unserer Datev-Schnittstelle diese Anforderungen
- Vollständige Audit-Trails: Protokollierung aller Änderungen (wer, wann, was) gemäß GoBD-Kapitel.
- Periodensperren: Automatisches Schließen abgeschlossener Buchungsperioden zur Sicherung der Unveränderlichkeit.
- Prüfzugriff: Separater „Auditor“-Zugang für Steuerberater mit schreibgeschützten Rechten.
9. Migrationsfreundlichkeit
Wenn ein Wechsel von Legacy-Systemen zu Odoo manuelle Datenkonvertierung erfordert, entsteht ein Fehlerrisiko. Unsere Schnittstellen bieten über die Assistenten-gestützte Migration auch Tools für die Konvertierung von Altkonten (DATEV → Odoo SKR04). Ein Live-Testmodus ermöglicht Probeläufe vor dem Produktivstart zur Validierung der Datenintegrität.
10. Einfache Bedienung und umfassende Dokumentation
Eine anwenderfreundliche Oberfläche und eine ausführliche Anleitung sind essenziell, damit Steuerberater und Mandanten die Schnittstelle effizient nutzen können.
Technische Kernanforderungen im Überblick: Darauf müssen Sie achten!
Eine professionelle DATEV-Schnittstelle sollte folgende Funktionen bieten – allesamt in unseren ecoservice-Modulen enthalten:
| Funktion | Nutzen für Steuerberater | ecoservice-Umsetzung |
|---|---|---|
| Stammdaten-Synchronität | Vermeidet Dubletten in Kreditoren/Debitoren | Export von Partnerkonten + Steuer-IDs |
| Journal-Filterung | Selektive Übertragung (z.B. nur Bankjournale) | Wizard mit Filter nach Journaltyp/Zeitraum |
| Protokollierung | Nachweis für Finanzamt bei Prüfungen | Export-History mit Hash-Prüfsummen |
| Multi-Mandantenfähigkeit | Unterstützung für Konzerne/Kanzleien | Mandantentrennung pro Unternehmen |
| DSGVO-konforme Archivierung | Rechtssichere Aufbewahrung von Belegen | Anbindung an Odoo Document Management |
Praktische Tipps: So optimieren Sie die DATEV-Anbindung mit ecoservice
- Beleg-Streamlining: Nutzen Sie unser Modul DATEV Belegtransfer (€500), um Rechnungsscans direkt in DATEV Unternehmen Online hochzuladen – reduziert manuellen Upload um 90%.
- Datev Export automatisieren: Unser Modul DATEV Export ermöglicht eine nahtlose Übertragung ihrer Buchungssätze aus Odoo in DATEV. Es vereinfacht die Buchhaltungsprozesse, indem sie die verschiedenen Journalarten – darunter Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Bankbuchungen und andere Buchungssätze – direkt exportiert.
- Datev Importe sicher organisieren: Das Modul DATEV Import spart wertvolle Zeit und reduziert Fehlerquellen beim Import aus Datev erheblich. Damit importieren Sie Buchungsdaten aus DATEV direkt in Odoo – ohne aufwendige manuelle Eingaben.
- Four-Eyes-Prinzip: Aktivieren Sie die Bestätigungspflicht für kritische Aktionen (z.B. Jahresabschluss-Export).
📌 Wussten Sie? Selbstverständlich helfen wir Ihnen auch bei der Schulung der Mitarbeiter Ihrer Mandanten. Dies spart wertvolle Zeit auf Ihrer Seite und sichert gleichzeitig die fachgerechte Durchführung der Importprozesse ab.
✨ Fazit: Weniger Aufwand, mehr Compliance
Eine moderne DATEV-Schnittstelle ist das wichtige Bindeglied zwischen dem Odoo ERP-System und den Anforderungen der deutschen Steuerberatung. Sie muss muss mehr als nur Daten exportieren: Sie sollte Medienbrüche eliminieren, GoBD konform sein und Routinearbeit automatisieren. Genau hier setzt ecoservice mit seinen maßgeschneiderten Odoo-Modulen an. Unsere DATEV-Schnittstellen helfen Ihnen, eine effiziente, sichere und GoBD-konforme Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater zu ermöglichen.
💡 Ihr nächster Schritt: Testen Sie den DATEV-Export live mit uns und buchen Sie eine unverbindliche Beratung mit unseren Experten.
Odoo für Steuerberater